Die Planung, Beantragung und Durchführung von Projekten für migrantische Organisationen in Brandenburg erfordert eine strukturierte Herangehensweise. Die Strategien und Lösungsansätze in diesem Beitrag sollen zur Inanspruchnahme von Unterstützungsangeboten ermutigen und den Aufbau eines Projektes erleichtern.
Komponenten zur Vorbereitung des Projekts
Die Faktoren eines Projektes können in drei verschiedene Komponenten aufgeteilt werden, die für die Planung fundamental sind. Folgende drei Fragen sollten bei der Vorbereitung und Planung eines Projektes beantwortet werden.
1. Leistung – Was soll genau erreicht werden?
2. Zeit – Bis wann soll das Projekt abgeschlossen sein? Wie lange soll das Projekt dauern? Um welchen Zeitraum genau soll es sich handeln?
3. Kosten – Was kostet das Projekt und wie kann es finanziert werden? Benötigen wir Unterstützung von außerhalb oder können wir uns das Projekt leisten?
Ziele des Projekts bestimmen
Um genaue Ziele zu definieren, hilft das SMART-Modell. Dabei handelt es sich um fünf Merkmale der Zielsetzung, die erfüllt werden sollten. Folgende Fragen dienen als Richtlinie.
Spezifisch – Ist das Ziel so konkret und genau wie möglich?
Messbar – Ist das Ziel qualitativ und quantitativ messbar?
Attraktiv – Ist das Ziel anspornend und motivierend?
Realistisch – Ist das Ziel mit gegebener Zeit und Mitteln schaffbar?
Terminiert – Ist das Ziel zeitlich festgelegt?
Das Fünf-Phasen-Modell der Projektplanung- und Durchführung
Für die Planung kann das Fünf-Phasen-Modell der Projektplanung und -durchführung einen groben Ablaufplan für das Projekt visualisieren.
Das Projekt beginnt mit der Startphase, die dann in die Planungsphase des Projektes übergeht. Sobald diese abgeschlossen ist, wird die Projektdurchführung in Angriff genommen mit anschließendem Fokus auf die Überwachung und Steuerung des Projektes. Das Ende kennzeichnet der Projektabschluss.
Nach diesen fünf Phasen sollte es noch eine zusätzliche Phase geben, die Evaluation, bei der durch die gemeinsame Reflexion der Erfolge und Misserfolge Ideen und Verbesserungen für die zukünftige Arbeit mitgetragen werden.
Aspekte, die bei der Planung beachtet werden sollten
Es gibt mehrere Bausteine der Projektplanung, die sehr wichtig sind und einbezogen bzw. beachtet werden müssen. Die Dokumentierung des Fortschritts ist einer dieser Bestandteile, wobei bei allen Phasen des Projektes Protokolle verfasst werden sollten. Um die Bedürfnisse und Probleme in der migrantischen Gemeinschaft identifizieren und bedienen zu können ist eine Bedarfsanalyse notwendig, da so die Gruppendynamik und -funktionalität gewährleistet bzw. gestärkt werden kann. Im Laufe der Planung ist es von Nöten einen Zeitplan, sowie Ressourcen und Aktivitäten des Projektes zu bestimmen. Um das Projekt anzuwerben, sollten Flyer und/oder Poster gestaltet werden, die auch bei Antragstellung oder Durchführung von Aktivitäten genutzt werden können. Für die Erstellung von Anschauungsmaterial können wir das Programm „Canva“ empfehlen, da auch die kostenlose Version viele Möglichkeiten zur kreativen Gestaltung mit zahlreichen Themes und Design-Vorlagen bietet. (https://www.canva.com)
Fördermittel für ein Projekt beantragen
Um Fördermittel für das Projekt zu beantragen, sollten folgende vier Schritte beachtet werden.
1. Zuerst sollte durch gründliche Recherche ein Überblick über die Förderprogramme und -möglichkeiten in Brandenburg geschaffen werden.
2. Die Planung des Budgets soll die realistischen Kosten des Projektes einschätzen.
3. Bei der Antragstellung für Fördermittel müssen verschiedene Schritte und Formalitäten eingehalten werden, daher ist es sinnvoll Hilfe von anderen Gruppen in Anspruch zu nehmen.
4. Für die Dokumentation des Projektes sollten Unterlagen und Nachweise wie Rechnungen oder Kassenzettel stets aufgehoben werden.
Durchführung des Projekts
Auch bei der direkten Durchführung des Projektes gibt es Komponenten, die als Bausteine des Projektes mit einbezogen werden sollten. Werbung spielt auch hier eine wichtige Rolle, da sie das Projekt oder seine Aktivitäten durch z.B. Poster oder Flyer bewirbt. Dadurch können Aktivist*innen zur Teilnahme angeworben werden. Auch die direkte Aufforderung von bereits aktiven Personen durch Kommunikationskanäle wie z.B. Whatsapp oder Signal ist wichtig, um die Aufteilung und Bewältigung von Aufgaben zu erleichtern. Durch diese Kanäle sollten auch regelmäßige Updates an Partner*innen, Geldgeber*innen und die Zielgruppe gegeben werden. Die Nachhaltigkeit der Maßnahmen im Projekt ist wichtig, um ihre langfristige Wirkung und mögliche Fortführung zu gewährleisten. Eine Evaluation während und nach dem Projekt sollen den Prozess bewerten und die Erkenntnisse auf die Planung zukünftiger Maßnahmen übertragen.
Das Angebot gut strukturierter Projekte kann im Hinblick auf die zukünftigen Entwicklungen und Chancen migrantischer Organisationen zahlreiche Menschen inspirieren und unterstützen. Für den Verein bedeutet es eine Weiterentwicklung in allen Bereichen.